Dokumen transaksi atau bukti transaksi atau bisa juga disebut bukti akuntansi adalah dokumen-dokumen dasar transaksi (baik yang dibuat sendiri maupun yang berasal dari pihak luar) yang digunakan sebagai sumber pencatatan atau penyusunan laporan keuangan oleh suatu unit usaha.
Jenis bukti transaksi
Bentuk bukti transaksi keuangan dapat dibedakan menjadi dua yaitu:
Bukti transaksi intern, yaitu bukti transaksi yang berasal dan dilakukan di dalam lingkungan perusahaan itu sendiri. Contohnya adalah bukti memorial antar bagian/divisi dalam perusahan tersebut.
Bukti transaksi ekstern, yaitu bukti transaksi yang melibatkan pihak luar perusahaan. Contohnya adalah
KUINTANSI
Kuintansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu.kuintansi dibuat dan ditanda tangani oleh pihak yang menerima uang dan diserahkan kepada pihak yang melakukan pembayaran.
NOTA DEBIT
Nota Debit adalah pemberitahuan atau perhitungan yang dikirim suatu perusahaan /badan usaha kepada pelanggannya,bahwa akunnya telah didebit dengan jumlh tertentu.
NOTA KREDIT
Nota Kredit adalah pemberitahuan atau perhitungan yang dikirim suatu perusahaan /badan usaha kepada pelanggannya,bahwa akunnya telah dikredit dengan jumlh tertentu.
FAKTUR
Faktur adalah perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara kredit.
CEK
cek adalah surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk membayar sejumlah uang tertentu.
BILYET GIRO
Bilyet giro adalah surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan untuk memindah bukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang namnya disebut dalam bilyet giro pada bank yang sama atau bank yang lain.
REKENING KORAN
Rekening Koran adalah bukti muatasi kas di bank yang disuusun oelh bank untuk para nasabahnya.
Prosedur pendokumentasian bukti-bukti anggaran
Pengarsipan DokumenBukti transaksi merupakan arsip yang penting bagi perusahaan. Oleh karena itu, penyimpanannya harus tertib agar mudah dicari apabila dibutuhkan dan agar tidak mudah rusak. Cara penyimpanan bukti transaksi yang baik ialah sebagai berikut Peralatan Pendukung Penyimpanan Bukti TransaksiBerikut ini adalah peraltan yang membantu dalam pengelompokan dan penyimpanan bukti transaksi :
Mesin PenjilidMesin penjilid ini digunakan untuk menjilid dokumen
Stapler (hecht machine stapler)Alat ini tediri dari penjepret (stapler) dan pembuka isi stapler
Pelubang Kertas ( punched card machine/perforator)Pelubang kertas digunakan untuk melubangi pinggiran kertas agar dapat dimasukan dalam map snelhecter
Mesin pemotomg kertas (paper cuter/guillotine)Mesin ini digunakan untuk memotong kertas sesuai dengan ukuran yang kita inginkan
Mesin penghancur dokumen (shredden)
Lemari arsip (filling cabinet)Yaitu tempat meyimpan surat yang terdiri dari laci-laci secukupnya.
Rak penyortirYaitu tempat arsip-arsip yang disortir sebelum dimasukan ke dalam folder masing-masing
Teknik Penyimpanan Bukti TransaksiTeknik penyimpanan bukti transaksi yang dapat dilakukan adalah :
Sistem abjad (alphabetic system)Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan abjad
Sistem tanggal (chronological system)Yaitu sisitem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan hari, tanggal, bulan dan waktu
Sistem nomor (numeric system)Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan nomor atau angka
Sistem wilayah (geographic system)Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan wilayah atau daerah
Pembuatan dokumen kegiatan pendokumentasian bukti-bukti penggunaan anggaran
a. Catatlah setiap bukti-bukti transaksi pengeluaran kas kecil ke dalam bukti kas keluar6. Satukan bukti kas keluar dengan bukti transaksi pengeluaran dengan posisi bukti kas keluar di depan dan bukti transaksi pengeluaran di belakangnya. Untuk bukti transaksi yang berukuran kecil seperti tiket tol dapat ditempel dahulu dikertas HVS yang dibagi dua, kemudian di satukan dengan bukti kas keluar menggunakan stepler
b. Siapkan ordner untuk mendokumentasikan bukti-bukti transaksi, berikut dengan 2 (dua) buah guide, yaitu guide DEBET dan guide KREDIT
